Enviar facturas por correo

Una factura emitida tiene que llegar a tu cliente. Worpi sabe cómo: por correo si su ficha tiene un correo válido y, si no, en mano con el repartidor. Aquí ves cuáles faltan y las envías.

Cuándo usarlo

Después de emitir: una factura suelta o todas las del cierre del mes. También cuando un envío ha fallado y quieres saber por qué.

Cómo llega cada factura

Cada factura emitida lleva una etiqueta de entrega:

• Por enviar: el cliente tiene un correo válido y la factura aún no ha salido.
• En mano: el cliente no tiene correo. La factura aparece en su parada de la ruta, en Facturas para entregar, y el repartidor la marca como Entregada.
• Enviada: ya salió por correo.
• Entregada en mano: el repartidor la entregó.
• No se entrega: el cliente tiene marcada No entregar la factura en su ficha. Se emite, pero ni se envía ni va en la ruta.

Los borradores no llevan etiqueta: primero hay que emitirlos.

Paso a paso

1. Abre Facturas. En el ordenador está en el menú de la izquierda; en el móvil, en Más.
2. Elige el periodo y pulsa el filtro Por enviar.
3. Si quieres enviar solo algunas, márcalas. Si no marcas ninguna, se envían las que ves en la lista.
4. Pulsa Enviar por correo (o Enviar seleccionadas, si has marcado).
5. Elige la Plantilla. Puedes cambiar el Asunto y el Texto del correo solo para este envío; la plantilla no cambia.
6. Pulsa Vista previa para ver cómo llegará.
7. Mira el resumen: cuántas saldrán y por qué no sale cada una de las demás (sin correo, ya enviada, en cola…).
8. Pulsa Enviar y confirma con Sí, enviar.

Enviar varias facturas a la vez es para el titular, el Administrador y «Administración y contabilidad». Una sola la puede enviar cualquiera.

Una sola factura

En el detalle de una factura emitida, en el bloque Entrega, ves su historial de envíos y el botón Enviar por correo. Con una sola factura puedes elegir desde dónde sale:

• Worpi: sale en unos segundos y el cliente responde al correo de tu empresa.
• Mi correo: sale desde tu dirección y el cliente te responde a ti. Antes tienes que conectar tu correo (Mi correo).

Los envíos en curso

Los envíos de varias facturas salen solos, poco a poco. Arriba de la lista ves una barra con cuántas han salido; puedes pararlo con Cancelar. Si se llega al tope del día, el resto sale al día siguiente sin que hagas nada.

Si alguna falla, sale un aviso rojo. Púlsalo para ver qué factura, a qué correo y por qué. Corrige el correo en la ficha del cliente y pulsa Reintentar (o Reintentar todas). Las tienes también en el filtro Con error de envío.

Nota

El cliente recibe un correo con el nombre de tu empresa, tu texto y el botón Ver factura, que sirve durante 60 días. Debajo va un enlace para ver todas sus facturas en tu portal de clientes.

Sigue con

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