Trazabilidad de documentos

Cada documento de venta sabe de dónde viene y en qué se ha convertido: presupuesto, pedido, albarán y factura quedan encadenados. En el detalle de cada uno ves el documento del que sale y el que ha salido de él, y saltas a ellos con un toque.

Cuándo usarlo

• Para saber si un presupuesto llegó a facturarse.
• Para ver de qué albaranes sale una factura, sobre todo si agrupa varios.
• Cuando un cliente te discute un importe y quieres llegar al documento de origen.

Paso a paso

1. Entra en Ventas y abre cualquier documento de la lista: un presupuesto, un pedido, un albarán o una factura.
2. Baja hasta el bloque Trazabilidad. El documento que estás viendo sale resaltado, con el anterior a su izquierda y el siguiente a su derecha.
3. Pulsa otro eslabón para abrir ese documento. Desde allí ves el paso siguiente de la cadena, y así hasta el final.

Lo que enseña cada uno:

• un presupuesto, su pedido;
• un pedido, su presupuesto y sus albaranes;
• un albarán, su pedido y su factura;
• una factura, los albaranes de los que sale.

Cómo se forma la cadena

La cadena crece sola cuando usas el botón de cada documento:

1. En un presupuesto, Convertir en pedido.
2. En un pedido, Generar albarán. Un pedido recurrente enseña todos los suyos.
3. En un albarán, Facturar; o todos de golpe con la facturación masiva.

Un documento hecho a mano, sin partir de otro, empieza su propia cadena. Si un documento no tiene ni origen ni destino, el bloque no sale.

Dentro de la factura

• Si la factura agrupa varios albaranes, cada línea dice debajo de qué albarán sale y en qué fecha. Púlsalo para abrirlo.
• En una rectificativa, arriba ves Rectifica a con el número de la factura que corrige. En la original, Rectificada por con el de su rectificativa (facturas).
• En Más → Facturas, el detalle de la factura también enseña sus albaranes (al pulsar uno se abre en Ventas) y, si toca, Rectifica a o Rectificada por.

Nota

Un pedido normal que ya tiene su albarán no se puede editar ni eliminar, y un albarán facturado tampoco. Si hay que cambiar algo, corrige la factura con una rectificativa o haz un documento nuevo. Así la cadena siempre dice la verdad.

Sigue con

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• Albaranes
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